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使用 Microsoft 365 私隱政策聲明

個人資料保障安全通知

仁安醫院有限公司及其附屬公司、聯屬公司或相關公司(包括仁安醫院)(合稱 " 我們 " 或 " 我們的 ")謹此向您說明有關使用 Microsoft 365 應用程式(特別是配合 Microsoft Outlook 進行電郵通訊之 Microsoft Exchange Online)時,對您的個人資料所作的處理安排。

 

個人資料的收集、處理及使用

需要處理的個人資料主要分為以下類別:

醫療記錄:當中包括個別人士有關身心健康方面的資料;

  • 識別資料:包括姓名、地址、出生日期、年齡、生理性別、社會性別、電話號碼、電郵地址、婚姻狀況、IP 位址、身份證號碼、Cookie ID、病歷紀錄號碼等;
  • 聯絡資料:如地址、電話號碼、電郵地址等;
  • 人口統計資料:如種族/族裔、國籍;
  • 財務及行政資料:如賬單資料、保險詳情、行政及索償紀錄等;
  • 健康資料:包括病徵、醫療狀況、診斷、藥物、治療、醫護服務紀錄、遺傳基因及生物辨識資料等;
  • 人事資料:如照片、工作經驗、學歷、技能、語言能力、推薦人資料、駕駛執照詳情、婚姻狀況、健康聲明、殘疾資料等;
  • 日誌資料。

 

雲端數據中心地點及其含義

Microsoft Exchange Online 為 Microsoft 365 雲端應用程式之一。電郵通訊經由 Microsoft Exchange Online 傳送,收件人無須擁有 Microsoft 使用者或訪客帳戶。Microsoft Exchange Online 配合 Outlook 為主要電郵通訊平台。

使用 Microsoft 365 處理的資料,有可能會儲存於分布於澳洲、香港特別行政區、日本、馬來西亞、紐西蘭、新加坡及南韓等地之雲端數據中心。請注意,在部分這些地區,該等資料可能會被相關的 司法管轄地區的執法機構或國家安全機構查閱。為保護您的資料,本機構已與 Microsoft 簽訂相關協議,確保 Microsoft 365 採取符合業界最佳 IT 保安措施,包括嚴格存取權限管制及涵蓋網絡傳輸、資料庫及伺服器的端對端加密措施。

Microsoft 有權基於合法商業目的處理客戶數據資料,此類數據資料處理行為不受本機構控制或干預。

如欲瞭解更多有關 Microsoft Office 產品的私隱政策,請參閱以下網站資料:

Microsoft 信任中心:https://www.microsoft.com/zh-hk/trust-center

資料處理協議:https://www.microsoft.com/licensing/docs

私隱政策:https://www.microsoft.com/zh-hk/privacy/privacystatement

本機構對閣下點擊上述連結期間(例如 IP 位址或連結所在網頁的網址)所被收集、處理及使用之個人資料並無控制權,亦不會承擔任何責任。
 

兒童及青少年

相關的 Microsoft 365 使用不適用於16歲以下人士。

 

數據資料披露

相關的資料僅會傳送予 Microsoft 作為處理者及其合法聘用之次級處理者。若任何次級處理者位於香港境外, Microsoft 必須確保相關次級處理者提供足夠的資料保安水平,或已取得合適同意作跨境傳輸。

 

資料保存期限

原則上,我們只會在需要使用 Microsoft 365 相關服務進行通訊及協作期間,或本機構有正當原因繼續保存時,才會保留您的資料。 Microsoft 會於最長180日內自動刪除登入資料及 IP 位址。詳情可參閱:https://learn.microsoft.com/zh-hk/compliance/assurance/assurance-data-retention-deletion-and-destruction-overview

 

數據資料安全

本機構僱員以及提供服務予我們之機構,均須對所獲悉的個人資料保密,並遵守適用之個人資料保障法規。我們會採取一切必要的技術及組織措施,以確保有關的個人資料免受意外的或非法的破壞、操弄、不可恢復的喪失、竄改或未獲准許的披露或查閱。安全措施將會根據科技發展不斷更新。

 

查閱及改正資料

如欲查閱或改正個人資料,您可以根據《個人資料(私隱)條例》辦理。請於辦公時間內聯絡我們的護理人員或透過郵寄至香港特別行政區新界沙田大圍富健街18號仁安醫院(標上保密)或電郵 privacy@union.org 聯絡我們的保障資料主任。

 

私隱政策聲明之更改

我們保留隨時更新保安措施之權利。如有更改,將即時於本通知更新。我們建議您定期查看我們的網站以獲取本私隱政策聲明的最新版本。


查詢

任何有關個人資料私隱政策及實務的查詢,請透過郵寄至香港特別行政區新界沙田大圍富健街18號仁安醫院,或電郵至 privacy@union.org 與我們的保障資料主任聯絡。(標上保密)

本私隱政策聲明自發佈之日起生效,並取代之前的任何版本。本私隱政策聲明已翻譯成中文。如英文版本與中文版本有任何不一致或不清晰之處,以英文版本為準。
 

我們會定期檢討我們的私隱政策聲明。本聲明最後更新日期為2025年8月15日。

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